Am Ende dieser Anleitung existieren drei Dinge: eine vollständige Liste Ihrer Konten, ein funktionierender Notfallzugang zu Ihren Passwörtern und eine schriftliche Vollmacht für eine Vertrauensperson. Damit kann jemand in Ihrem Sinne handeln, wenn Sie es selbst nicht mehr können. Der Aufwand liegt bei einem Nachmittag, danach kostet die Pflege etwa eine Stunde pro Jahr.
Was Sie brauchen
Für die Umsetzung genügt wenig Material. Entscheidend ist die Vorentscheidung, wem Sie vertrauen.
- Einen Passwort-Manager, idealerweise bereits im Einsatz
- Eine Vertrauensperson, die im Ernstfall handeln soll
- Papier und Stift für Vollmacht und Notfallblatt
- Einen sicheren Aufbewahrungsort, etwa einen abschließbaren Ordner oder Tresor
- Zwei bis drei Stunden Zeit ohne Unterbrechung
Ohne Vertrauensperson funktioniert das ganze System nicht. Wählen Sie jemanden, der organisatorisch belastbar ist und nicht zwingend erbt. Beides muss nicht zusammenfallen.
Schritt 1: Alle Konten auflisten
Erstellen Sie eine Inventarliste Ihrer digitalen Existenz. Dazu gehören E-Mail-Postfächer, soziale Netzwerke, Cloud-Speicher, Shopping-Konten, Bezahldienste, Abos, Domains und Kundenportale. Gehen Sie Ihr E-Mail-Postfach nach Registrierungsbestätigungen durch, das deckt die meisten vergessenen Konten auf. Auch der Passwort-Manager selbst ist eine gute Quelle.
Notieren Sie pro Konto nur drei Angaben: Dienst, Benutzername, gewünschtes Schicksal. Löschen, übertragen oder weiterführen? Passwörter gehören nicht auf diese Liste. Die Liste beschreibt, was existiert. Der Zugang läuft über den nächsten Schritt.
Schritt 2: Digitalen Ballast sofort löschen
Beim Auflisten fällt auf, wie viel Sie gar nicht mehr nutzen. Zwanzig aktive Konten lassen sich im Ernstfall abwickeln, zweihundert kaum. Löschen Sie deshalb jetzt alles, was seit Jahren brachliegt: alte Foren, verwaiste Shops, doppelte Cloud-Dienste. Jedes gelöschte Konto ist eines, um das sich später niemand kümmern muss.
Schritt 3: Notfallzugang im Passwort-Manager einrichten
Die meisten Passwort-Manager bieten eine Notfallfunktion an. Sie benennen darin eine Person, die im Ernstfall Zugriff auf den Tresor beantragen kann. Reagieren Sie innerhalb einer einstellbaren Wartefrist nicht, wird der Zugriff freigegeben. So kommt niemand heimlich an Ihre Daten, aber im Notfall auch niemand zu spät.
Fehlt diese Funktion bei Ihrem Anbieter, hilft die Papierlösung. Schreiben Sie das Master-Passwort auf ein Notfallblatt und verwahren Sie es versiegelt am sicheren Ort. Wichtig ist die Trennung: Die Kontenliste darf offen liegen, das Master-Passwort nicht. Wer beides zusammen aufbewahrt, baut sich eine Schwachstelle.
Schritt 4: Nachlasskontakte bei den großen Plattformen setzen
Mehrere große Anbieter haben eigene Vorsorgefunktionen. Sie regeln den Zugriff unabhängig von Passwörtern und sind in wenigen Minuten eingerichtet. Die Funktionen finden Sie jeweils in den Kontoeinstellungen unter Begriffen wie Nachlass, Inaktivität oder Datenweitergabe.
| Anbieter | Funktion | Was sie leistet |
|---|---|---|
| Kontoinaktivität-Manager | Benachrichtigt nach längerer Inaktivität Vertrauenspersonen und gibt gewählte Daten frei oder löscht das Konto | |
| Apple | Nachlasskontakt | Benannte Personen erhalten nach Vorlage der Sterbeurkunde Zugriff auf gespeicherte Daten |
| Facebook und Instagram | Nachlasskontakt und Gedenkzustand | Benannte Person kann das Profil eingeschränkt verwalten oder die Löschung beantragen |
Die Tabelle zeigt das Muster: Sie benennen zu Lebzeiten eine Person, die Plattform prüft im Ernstfall die Berechtigung. Richten Sie diese Funktionen zusätzlich zur eigenen Vorsorge ein, nicht als Ersatz. Denn sie decken nur einzelne Anbieter ab, nie das Gesamtbild.
Schritt 5: Vollmacht schriftlich aufsetzen
Halten Sie schriftlich fest, dass Ihre Vertrauensperson Ihre digitalen Angelegenheiten regeln darf: Konten löschen, Verträge kündigen, Daten sichern. Üblich ist eine Formulierung, die ausdrücklich über den Tod hinaus gilt, mit Ort, Datum und Unterschrift. Vorlagen dafür bieten unter anderem die Verbraucherzentralen an.
Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Bei größerem Vermögen, Unternehmenskonten oder komplizierten Familienverhältnissen gehört das Thema zu Notar oder Anwalt. Für den Standardfall genügt die einfache schriftliche Form.
Schritt 6: Unterlagen deponieren und die Person einweihen
Jetzt wird alles zusammengeführt. Die Vollmacht erhält die Vertrauensperson im Original oder weiß zumindest, wo sie liegt. Kontenliste und Notfallblatt kommen an den sicheren Ort. Dann folgt der Teil, der am häufigsten ausgelassen wird: das Gespräch. Erklären Sie der Person, was Sie geregelt haben, wo alles liegt und was Sie sich wünschen. Ein Dokument, von dem niemand weiß, existiert praktisch nicht.
Schritt 7: Einmal jährlich aktualisieren
Konten kommen und gehen, Wünsche ändern sich. Prüfen Sie die Liste deshalb einmal pro Jahr, ein fester Termin hilft. Kontrollieren Sie dabei auch, ob die Nachlasskontakte noch stimmen und die Vertrauensperson noch die richtige ist. Zehn Minuten reichen meist aus.
Häufige Fehler
Vier Muster tauchen bei diesem Thema immer wieder auf.
Erstens: Passwörter im Testament. Das Dokument ist dafür zu statisch und nicht vertraulich genug. Zweitens: alles digital ablegen, den Zugang dazu aber nirgends regeln. Eine verschlüsselte Datei ohne bekannten Schlüssel ist wertlos. Drittens: nur auf Plattformfunktionen vertrauen und Banken, Abos und E-Mail vergessen. Viertens: alles vorbereiten, aber niemanden einweihen. Der letzte Fehler ist der häufigste.
Vorher prüfen
Bevor Sie das Thema ablegen, gehen Sie diese Punkte durch:
- Kontenliste erstellt, mit gewünschtem Schicksal pro Konto
- Ungenutzte Konten gelöscht
- Notfallzugang im Passwort-Manager aktiviert oder Notfallblatt hinterlegt
- Kontenliste und Master-Passwort getrennt aufbewahrt
- Nachlasskontakte bei Google, Apple und Meta gesetzt, soweit Konten bestehen
- Vollmacht mit Geltung über den Tod hinaus unterschrieben
- Vertrauensperson eingeweiht und Aufbewahrungsort genannt
- Jahrestermin für die Aktualisierung eingetragen
Von hier aus weiter
Der digitale Nachlass baut auf zwei Grundlagen auf, die eigene Artikel verdienen. Wie der Passwort-Manager als zentrale Schlüsselverwahrung funktioniert, steht in Passwörter verwalten. Damit die Daten selbst den Ernstfall überleben, hilft Backups einrichten mit der 3-2-1-Regel. Alle Bausteine des Systems versammelt die Übersicht Digitale Ordnung.