Kurz gesagt: Jede Festplatte fällt irgendwann aus, jedes Handy kann verloren gehen. Die Frage ist nicht ob, sondern wann. Die 3-2-1-Regel ist die einfachste Versicherung dagegen: drei Kopien der Daten, auf zwei verschiedenen Medientypen, eine davon außer Haus. Einmal eingerichtet, läuft das System automatisch und kostet im Alltag keine Aufmerksamkeit mehr.
Die 3-2-1-Regel entschlüsselt
Die drei Zahlen decken drei verschiedene Schadensfälle ab. Das macht die Regel so wirksam.
| Zahl | Bedeutung | Schützt vor |
|---|---|---|
| 3 | Drei Kopien: Original plus zwei Backups | Ausfall einer einzelnen Kopie |
| 2 | Zwei verschiedene Medientypen | Schwäche eines Medientyps |
| 1 | Eine Kopie außer Haus | Brand, Einbruch, Wasserschaden |
Ein Beispiel macht es greifbar. Die Originale liegen auf dem Rechner. Kopie zwei liegt auf einer externen Festplatte im Schrank. Kopie drei liegt bei einem Cloud-Speicherdienst. Fällt der Rechner aus, springt die externe Platte ein. Brennt die Wohnung, bleibt die Cloud. Erst wenn alle drei gleichzeitig ausfallen, sind Daten verloren. Dieses Zusammentreffen ist extrem unwahrscheinlich.
Was gesichert werden muss und was nicht
Nicht alles verdient ein Backup. Programme und Betriebssysteme lassen sich neu installieren. Unersetzlich ist nur, was Sie selbst erzeugt haben: Fotos, Dokumente, Steuerunterlagen, Verträge, das Adressbuch. Wer seine Dateien an wenigen festen Orten sammelt, etwa in einem Dokumente-Ordner und einer Fotobibliothek, macht sich das Sichern leicht. Dann genügt es, diese Ordner zu erfassen.
Der Haken bei verstreuten Daten: Ein Backup sichert nur, was es kennt. Dateien auf dem Desktop, im Download-Ordner oder auf einem USB-Stick fallen durchs Raster. Vor dem Einrichten lohnt darum ein kurzer Kassensturz. Wo liegen eigentlich meine unersetzlichen Dateien?
Automatisieren statt erinnern
Manuelle Backups scheitern an der menschlichen Natur. Am Anfang klappt es wöchentlich, nach zwei Monaten gar nicht mehr. Deshalb gilt: Beide Backup-Wege müssen automatisch laufen.
Für die lokale Kopie bringen die gängigen Betriebssysteme eigene Werkzeuge mit, die auf eine angeschlossene externe Platte sichern, laufend oder nach Zeitplan. Für die Kopie außer Haus übernimmt ein Cloud-Backup oder ein Cloud-Speicher mit Versionsverlauf die Arbeit im Hintergrund. Versionsverlauf heißt: Der Dienst hebt ältere Fassungen einer Datei auf. Das schützt auch vor versehentlichem Überschreiben und vor Erpressungstrojanern, die Dateien verschlüsseln.
Beim Handy genügt oft die eingebaute Gerätesicherung in die Cloud des Herstellers, ergänzt um den regelmäßigen Abgleich der Fotos mit dem Rechner.
Wiederherstellung testen: der vergessene Schritt
Ein Backup, das sich nicht zurückspielen lässt, ist wertlos. Genau das fällt aber meist erst im Ernstfall auf. Deshalb gehört ein Probelauf zum System. Zweimal im Jahr eine Handvoll Dateien testweise aus dem Backup wiederherstellen: ein Foto, ein Dokument, eine ältere Dateiversion.
Der Test dauert zehn Minuten und beantwortet drei Fragen. Läuft das Backup überhaupt noch? Sind die erwarteten Ordner enthalten? Funktioniert die Wiederherstellung? Wer dabei eine Lücke findet, findet sie zum bestmöglichen Zeitpunkt: solange die Originale noch existieren.
Wie es weitergeht
Das Backup ist das Sicherheitsnetz unter allen anderen Aufräumaktionen. Es lohnt sich deshalb, es vor dem großen Sortieren aufzuspannen. Die Übersicht Digitale Ordnung zeigt, wie die Baustellen zusammenhängen. Besonders profitiert die Fotosammlung: Wie aus verstreuten Bildern eine Bibliothek wird, steht in Fotos organisieren. Und die Zugänge zu Cloud-Diensten sichern Sie mit den Methoden aus Passwörter verwalten ab.